Garantir un service administratif de qualité aux laboratoires tout en renforçant le dialogue entre les scientifiques et les administratifs, tel est l'objectif des contrats de service déployés actuellement au CNRS. De fait, ces contrats se veulent un moyen de clarifier, par des engagements réciproques, les relations entre le laboratoire et la délégation régionale de l'organisme, dans un souci d'efficacité et de transparence.
C'est en décembre 2006 que ce projet de contrat de service a été initié. Dans le cadre de la loi organique relative aux lois de finances, qui vise à mettre en place une gestion plus performante de l'administration, Alain Resplandy-Bernard, secrétaire général du CNRS, s'est engagé auprès des laboratoires à améliorer la qualité des services d'appui à la recherche. Cette volonté, partagée par le directeur général, s'est traduite par la signature, le 15 mai 2008, d'un contrat cadre¹. Ce contrat engage l'ensemble de l'établissement et est relayé localement par les contrats de service. Amorcée fin 2008, la première vague de déploiement concernera à la fin de l'année 2009 une centaine de laboratoires.
Concrètement, huit engagements majeurs ont été pris dans plusieurs domaines comme la gestion, les finances et achats, les ressources humaines… Par exemple, les contrats prévoient la mise à disposition de tous les services dont les unités peuvent avoir besoin au quotidien : un calendrier annuel des campagnes (recrutement, achats…), un accompagnement de la communication du laboratoire, une première réponse ou une information sur le traitement de la demande assurée dans les 48 heures par des interlocuteurs clairement identifiés… « C'est très important pour nous de savoir à qui s'adresser, explique Marie d'Arcimoles, secrétaire générale du Laboratoire « Techniques, territoires et sociétés » (Latts)², à Marne-la-Vallée, une des premières unités de recherche à avoir signé un contrat de service³, le 5 décembre dernier. Notre relation avec l'administration du CNRS est parfois un peu “virtuelle” et nous ne connaissons pas tous les services qu'on peut nous proposer, par exemple dans le domaine des achats. » Justement, les contrats de service vont aussi faciliter ces derniers. Ainsi, ils proposent désormais une démarche assouplie et sécurisée, des portefeuilles de fournisseurs et de nouveaux moyens de paiement, comme les cartes d'achat, qui permettent par exemple aux chercheurs de payer en ligne leurs inscriptions aux colloques.
Un autre engagement fort des délégations concerne les moyens humains. Véritable nouveauté, l'administration se donne moins de trois mois pour remplacer une personne qui laisserait vacant un poste clé, c'est-à-dire indispensable à la bonne marche du laboratoire et identifié comme tel dans le contrat. « Il s'agit d'une avancée majeure, commente Olivier Grenet, administrateur de l'Institut des sciences du végétal du CNRS, à Gif-sur-Yvette, dont le contrat a été signé le 16 décembre. Pour nous, ces postes clés concernent par exemple l'informatique, les cultures ou encore les services techniques assurant la maintenance de nos installations (serres, enceintes climatiques, chambres de cultures…), sans lesquels notre activité serait impossible. » Autre exemple : le délai d'engagement pour les contrats à durée déterminée ne doit pas excéder trois semaines à réception du dossier complet transmis par le laboratoire. Car ce dernier s'engage aussi à respecter certaines procédures, dans le cadre d'une véritable collaboration avec la sphère administrative. Une collaboration vue d'un très bon œil dans les unités de recherche. « L'administration prend de plus en plus de place dans nos métiers et nous allons avoir une vue claire des moyens que nous offre le CNRS au regard de nos besoins spécifiques », indique Loïc Blum, directeur de l'Institut de chimie et biochimie moléculaires et supramoléculaires (ICBMS) ⁴, à Lyon. Et Anne-Marie Ferrer, son administratrice, de préciser : « Il est aussi crucial d'avoir une structure administrative bien organisée dans les laboratoires. »
Afin de vérifier le respect des engagements pris, des outils de mesure de la qualité des services sont mis en place, et une première évaluation aura lieu à la fin de l'année. En outre, un « observatoire des engagements », instance réunissant des directeurs d'unités de recherche autour du secrétaire général, va être créé ce mois-ci. « Les contrats de service nous servent de miroirs, conclut Michèle Saumon, déléguée régionale de l'Île-de-France Sud. Ils nous révèlent l'image que nous donnons au laboratoire pour, le cas échéant, nous repositionner. Mais ils portent aussi la reconnaissance du travail que nous faisons dans les délégations. »

Fabrice Demarthon