Le CNRS est en pleine ébullition. Le déploiement opérationnel du nouveau système d'information de l'établissement a en effet commencé le 2 janvier. Et pour ce faire, notre organisme n'a pas lésiné sur ses moyens : il a choisi l'un des progiciels de gestion intégrés (PGI pour les mordus d'informatique) les plus puissants et les plus performants du marché : SAP (Systems, Applications and Products for data processing). Un progiciel capable de piloter les plus grandes entités industrielles ou de recherche, comme le CEA, l'IRD, le Cnes ou… le prestigieux Massachusetts Institute of Technology (MIT) américain ! De quoi offrir l'appui le plus performant à la recherche puisque c'est là l'objectif essentiel de ce grand projet né de la volonté de la direction générale du CNRS. En outre, ce nouveau SI permet au CNRS d'être en conformité avec le nouveau cadre budgétaire et comptable de l'État, incarné par la Loi organique relative aux lois de finances (LOLF).

Concrètement, ce SI sera composé de « briques » capables de communiquer entre elles puisqu'elles utiliseront des informations logées dans une base de données unique, ce qui garantit leur cohérence. Pour l'heure, le nouveau système est composé de deux grandes applications complémentaires : BFC (gestion budgétaire, financière et comptable), qui communiquera avec la nouvelle version de Xlab développée à cette occasion, et Sirhus (gestion et pilotage des ressources humaines). Cohérence des informations, mais aussi gain de temps puisqu'une information entrée une seule fois dans la base de données sera partagée par les différentes applications du SI. Adieu les redondances donc, place à « une gestion beaucoup plus analytique », explique François Étienne, directeur des systèmes d'information du CNRS (DSI).

Mieux répondre aux besoins des laboratoires

« Le nouveau système va devenir la colonne vertébrale de l'accompagnement de la recherche, explique Alain Resplandy-Bernard, secrétaire général du CNRS. En ce sens, il s'agit d'un projet d'établissement qui implique l'ensemble des collaborateurs de l'organisme et qui cristallise des changements plus larges dans nos missions et dans la manière dont elles sont remplies. Il faut faire évoluer les métiers, décloisonner, inciter les personnes à collaborer et les services à travailler de manière plus transversale. Cette nécessité de travailler ensemble, sur une logique de projet, va remettre en cause nos méthodes de travail, notamment dans les métiers des agents travaillant dans les différents services des délégations régionales afin d'augmenter la valeur ajoutée apportée aux laboratoires. »

Car c'est bien de cela qu'il s'agit : offrir aux unités de recherche des outils de pilotage en temps réel qui leur permettent de prendre rapidement les meilleures décisions et d'avoir une véritable visibilité. « Il n'y a qu'en déconcentrant la décision au plus près du laboratoire que l'on peut être réactif, poursuit Alain Resplandy-Bernard. Il fallait donc un SI qui irrigue l'ensemble du réseau et permette à un point de convergence de ce réseau de travailler directement avec un autre sans avoir à passer par le centre. Être plus près des laboratoires pour leur apporter les outils de pilotage dont ils ont besoin, tel est l'objectif du nouveau système. »

Autre atout de ce système : le CNRS sera enfin en phase avec les normes internationales.

« Avec l'ancien système, ce n'était pas possible, précise François Étienne. Il était en effet construit sur des applications datant de plus de quinze ans qui n'étaient plus adaptées ni dignes d'un grand organisme de recherche de dimension internationale. »

D'autant plus que le paysage de la recherche a changé : ANR, programmes européens, pôles de compétitivité, réseaux thématiques de recherche avancée (RtrA), contrats de recherche avec l'industrie… En présentant désormais les dépenses par destination et par nature, le nouveau système propose des instruments analytiques permettant de planifier et de suivre les opérations de recherche sur plusieurs années. De quoi donner aux laboratoires une vision beaucoup plus claire de leurs ressources financières et humaines, et une visibilité bienvenue. À terme, le système sera capable par exemple d'établir les coûts consolidés des salaires, essentiels dans le cadre des contrats européens. Il permettra également d'être en cohérence avec les systèmes « partenaires » : universités, industrie, Europe…

Seul hic : « La période de démarrage, même progressive, sera difficile, prévient Alain Resplandy-Bernard. Et à l'issue des premiers mois d'implantation, il faudra impulser une nouvelle réflexion sur les métiers, ainsi que sur l'utilisation de toutes les potentialités du nouveau système. De même, dès lors que le CNRS aura établi son plan stratégique, celui-ci sera décliné, et il sera alors temps de s'interroger sur l'évolution des systèmes périphériques. Là encore, l'ambition sera d'enrichir l'information apportée à chaque décideur du CNRS, quel que soit son niveau d'intervention. »

Mais le CNRS a tout prévu : en 2006, près de 2 000 agents travaillant dans les directions centrales et les délégations régionales ont été formés, 900 personnes au logiciel BFC et 800 au logiciel Sirhus. Au niveau des unités de recherche, 120 formateurs Xlab et 2 500 gestionnaires de laboratoires ont suivi une formation. Et François Étienne de souligner la motivation et les compétences des agents des services des délégations régionales : « Sans leur appui, le projet n'aurait pas pu réussir. »

Bruno de la Perrière

> Pour en savoir plus

DSI : http://www.dsi.cnrs.fr

BFC : http://www.sg.cnrs.fr/bfc

Sirhus : http://www.sg.cnrs.fr/sirhus

Achats : http://www.sg.cnrs.fr/achats