Les activités de recherche conduites par les laboratoires du CNRS se traduisent chaque année par la prise en charge de plus de 180 000 missions en France et à l'étranger, accomplies par les quelque 70 000 personnes travaillant dans des laboratoires du CNRS ou associés à l'établissement. Un énorme marché. Jusqu'ici, ce service était assuré par l'intermédiaire de marchés locaux passés par chaque délégation, ce qui conduisait à des disparités d'une région à l'autre et ne permettait pas de bénéficier dans tous les cas des meilleures conditions de déplacement. Désormais, ce service va devenir national et offrira un ensemble de prestations répondant mieux à la demande des personnels et, économie d'échelle oblige, optimisera les moyens consacrés par l'établissement aux frais de déplacement¹. Allier facilité d'utilisation et modernisation de la gestion, tel est l'enjeu de ce marché pour le CNRS.

 

« Nous avons rédigé le cahier des charges en tenant compte des évolutions du secteur du voyage et pour répondre à trois exigences : un meilleur service, une optimisation des dépenses et une simplification des procédures », explique Laurence Lomme, une des responsables de ce projet. À l'issue de la procédure d'appel d'offres, c'est le groupement Fram-Amadeus e-Travel-American Express Cartes qui a été retenu. Fram est l'agence de voyage proprement dite qui assure l'ensemble des services traditionnels attendus. Le système de réservation Amadeus fournira le moteur de l'agence en ligne, et enfin Amex traitera les transactions financières.

L'achat de titres de transport ne nécessitera plus aucune avance de trésorerie, simplifiant ainsi les procédures de remboursements de frais, et autorisera, par ailleurs, la dématérialisation progressive de la procédure de facturation. Dès la mise en œuvre de ce marché, l'utilisation des dernières techniques dans la réservation et la gestion des voyages doit permettre aux laboratoires de réaliser une économie de plus de 50 % sur les frais d'agence de voyage.

Chaque agent aura à sa disposition un numéro d'appel unique et, si nécessaire, une assistance à la préparation de ses déplacements. Mais la nouveauté réside dans l'agence de voyage en ligne, qui ressemblera aux sites accessibles sur Internet. Toutefois, seuls les personnels habilités par le CNRS pourront l'utiliser. Il n'y aura aucune limite en termes de nombre de connexions simultanées, et le site sera accessible à tous les navigateurs internet, sur Mac comme sur PC, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les préréservations seront automatiquement transmises aux directeurs d'unité pour validation. Outre les compagnies traditionnelles de transport, ce service permettra également d'accéder à l'offre des compagnies dites « low cost » (et autres offres promotionnelles) ainsi qu'à des listes d'hôtels. Il ouvrira en septembre prochain et sera déployé délégation par délégation. L'objectif est que l'ensemble des laboratoires puisse y accéder dès le début de l'année 2007.

 

Bruno de la Perrière

 

> Pour en savoir plus

http://www.sg.cnrs.fr/achats/default.htm